Các bảng tính Excel được thiết kế vừa dài, vừa rộng giúp cho việc chỉnh sửa, xem trên màn hình được thuận lợi và dễ dàng hơn. Điều đó làm cho dữ liệu trong file Excel có thể không phù hợp với một trang giấy tiêu chuẩn. Vậy giải pháp giúp cho các bảng tính Excel sau khi cập nhật đầy đủ dữ liệu, tính toán và định dạng theo đúng yêu cầu của công việc được hiển thị đẹp và hợp lý trên các trang  giấy là gì? Chúng ta hãy tham khảo các cách sau để in được bảng tính Excel như ý (áp dụng cho các phiên bản Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 và Excel 2019 cũng như Office 365):

1. Xem bảng tính trước khi in

Bạn có thể nhìn thấy chính xác bảng tính của mình trông như thế nào trên trang giấy sau khi in bằng cách sử dụng tính năng Print Preview. Print Preview là công cụ in có giá trị nhất giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bạn thậm chí có thể thực hiện một số thay đổi nhất định trong đó, như căn chỉnh các lề in để làm cho chúng rộng hơn hoặc hẹp hơn. Đặc biệt là giúp bạn hiệu chỉnh bảng tính để khi in ra sẽ đáp ứng được yêu cầu của công việc.

2. Lựa chọn phạm vi dữ liệu cần in

Nếu bạn chỉ cần xem một phân đoạn dữ liệu nhất định thì không cần in toàn bộ bảng tính, chỉ cần in phân đoạn dữ liệu cần xem thôi. Bạn có thể in bảng tính mình đang xem bằng cách chọn lệnh Print -> vào mục Settings -> chọn Print Active Sheets để in trang tính đang chọn hoặc bạn có thể chọn Print Entire Workbook để in toàn bộ bảng tính. Hoặc bạn chọn Print Selection để in các ô, vùng đã chọn.

3. Tận dụng tối đa không gian của trang giấy

Bạn đang bị giới hạn bởi kích thước của trang giấy in, nhưng có nhiều cách để tận dụng tối đa không gian này. Hãy thử thay đổi hướng trang. Hướng mặc định (Portrait Orientation) phù hợp với dữ liệu có nhiều hàng hơn cột, nhưng nếu bảng tính của bạn chứa nhiều cột, hãy thay đổi hướng trang thành ngang (Landscape Orientation). Sau khi thay đổi hướng trang rồi mà vẫn cần thêm không gian thì bạn có thể căn chỉnh lề (Margin) của trang giấy. Lề càng nhỏ, càng có nhiều chỗ cho dữ liệu của bạn. Cuối cùng, nếu bạn không muốn hiệu chỉnh bảng tính của mình một cách thủ công thì hãy chọn Custom Scaling Options. Chức năng này sẽ tự động tùy chỉnh để phù hợp với tất cả các hàng, cột hoặc toàn bộ trang tính của bạn trên một trang giấy.

4. In tiêu đề ở đầu mỗi trang

Nếu bảng tính Excel của bạn dài hơn một trang, như vậy sẽ gây khó khăn cho mọi người khi xem các trang dữ liệu phía sau. Lệnh Print Titles cho phép bạn in tiêu đề hàng hoặc cột trên đầu mỗi trang. Các cột hoặc hàng bạn chọn sẽ hiển thị trên mỗi trang in, giúp cho việc đọc dữ liệu của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

5. Sử dụng ngắt trang (Page breaks)

Khi nội dung in lớn hơn một trang, Excel sẽ tự động ngắt trang nhưng bạn có thể chèn ngắt trang để quyết định xem dữ liệu xuất hiện trên trang đến đâu là hợp lý nhất. Khi bạn chèn dấu ngắt trang vào bảng tính của mình, mọi dữ liệu từ dấu ngắt sẽ được chuyển sang một trang mới. Điều này rất hữu ích vì nó cho phép bạn chia nhỏ dữ liệu theo cách bạn muốn.

Sau khi thực hiện ngắt trang như hình trên ta sẽ thu được 2 trang khi in như hình sau:

• Tìm tổng mà không cần sử dụng công thức
• Một số kinh nghiệm trong bảng tính Excel
• DI CHUYỂN TRANG TÍNH EXCEL TRỰC TUYẾN, CHIA SẺ, NHÚNG MÃ TRÊN TRANG WEB VÀ LÀM CHÚNG CÓ KHẢ NĂNG TƯƠNG TÁC
• 15 Hàm Excel thường được sử dụng (phần 2)
• Các thủ thuật hay trong Excel

Các công thức của Excel luôn luôn đúng, nhưng kết quả có thể sai lệch so với thực tế do trong hệ thống có dữ liệu lỗi, không chính xác. Chúng ta có thể dùng lệnh “Find and Replace” để tìm các dữ liệu sai rồi thay thế bằng dữ liệu đúng nhưng trong một bảng tính lớn ta khó có thể tìm thấy tất cả các dữ liệu sai cùng một lúc. Trong trường hợp này, cách nhanh nhất để kiểm tra độ chính xác của dữ liệu là dùng lệnh Filter. Khi nhấp vào lệnh Filter ta sẽ đưa ra được một danh sách các dữ liệu chứa trong cột như hình bên dưới:

Ta sẽ lọc ra các dữ liệu sai lệch rồi tiến hành sửa lại cho chính xác.

Kết quả cuối cùng sẽ thu được danh sách dữ liệu chính xác hiển thị trong lệnh Filter như hình bên dưới:

• Tìm tổng mà không cần sử dụng công thức
• Tải WARP+ 1.1.1.1 (beta) phiên bản chính thức dành cho máy tính
• 15 Hàm Excel thường được sử dụng (phần 2)
• Các thủ thuật hay trong Excel
• Một số ví dụ về các công thức sử dụng hàm COUNTIF

Excel cung cấp cho các bạn công cụ Merger Cells để hợp nhất hai hay nhiều ô lại thành một ô lớn. Nhằm giúp dữ liệu được hiển thị tốt hơn, nội dung được cấu trúc gọn gàng hơn. Tuy nhiên, các ô được hợp nhất với nhau lại tạo ra một số vấn đề hạn chế trong bảng tính. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng sắp xếp, sao chép, dán hoặc di chuyển dữ liệu mà gặp các ô đã được hợp nhất thì các thao tác đó sẽ không thực hiện được. Vì vậy, hãy tránh hợp nhất các ô trừ khi nó là giải pháp cuối cùng.

Đặc biệt, Excel có cung cấp cho các bạn tính năng Center Across Selection giúp tạo ra giao diện cơ bản giống như các ô được hợp nhất nhưng lại không ảnh hưởng đến các thao tác với bảng tính. Trên tab Home, nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Alignment.

Hộp thoại Format Cells xuất hiện, chọn tab Alignment và chọn Center Across Selection trong mục Horizontal.

Khi bạn bấm OK , các ô của bạn sẽ trông giống như được hợp nhất, nhưng thực chất chúng vẫn là các ô riêng biệt.

Chú ý: Center Across Selection chỉ hoạt động theo chiều ngang, vì vậy đối với các nhóm ô dọc, bạn vẫn phải hợp nhất các ô khi cần thiết.

• VBA Excel Range, Cells
• Một số công cụ Excel thường dùng
• Your Uninstaller 7.5 mới nhất 2020 + Key + Portable
• Các thủ thuật hay trong Excel
• Các hàm Excel thông dụng (phần cuối)

Thủ thuật Excel:

• Các thủ thuật hay trong Excel
• Chèn ngày hoặc giờ hiện tại vào ô
• Sử dụng Fill handle của con trỏ ô để nhập dữ liệu
• Sử dụng Fill handle của con trỏ ô để nhập dữ liệu
• Dùng phím tắt để thực hiện lệnh AutoSum
• Tìm tổng mà không cần sử dụng công thức
• Cách tạo biểu đồ tự động cập nhật dữ liệu
• Công cụ phân tích nhanh (Quick Analysis)
• Chuyển dữ liệu từ hàng thành cột và ngược lại trong Excel
• Di chuyển nhanh đến các Sheet trong Excel
• Thêm ô, hàng, cột bằng phím tắt trong Excel

Để thêm ô, hàng, cột vào bảng tính của mình bãn hãy dùng tổ hợp phím: Ctrl – Shift – (+) . Chỉ cần chọn ô, hàng, cột, sau đó nhấn đồng thời ba phím Ctrl – Shift và dấu cộng (+), một menu chèn ô, hàng, cột sẽ xuất hiện. Thực hiện thao tác chèn mong muốn sẽ thu được ô, hàng, cột mới.

• Tổng hợp các phím tắt trong Excel
• VBA Excel tách họ tên
• Các công thức Excel để tính tổng Sum, Sumif

Thủ thuật Excel:

• Các thủ thuật hay trong Excel
• Chèn ngày hoặc giờ hiện tại vào ô
• Sử dụng Fill handle của con trỏ ô để nhập dữ liệu
• Sử dụng Fill handle của con trỏ ô để nhập dữ liệu
• Dùng phím tắt để thực hiện lệnh AutoSum
• Tìm tổng mà không cần sử dụng công thức
• Cách tạo biểu đồ tự động cập nhật dữ liệu
• Công cụ phân tích nhanh (Quick Analysis)
• Chuyển dữ liệu từ hàng thành cột và ngược lại trong Excel
• Di chuyển nhanh đến các Sheet trong Excel

Đối với một Workbook có chứa nhiều Sheet, để di chuyển đến một Sheet bất kỳ ta phải nhấn con trỏ chuột vào hình tam giác nhỏ trên thanh Sheet tab hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Page Up (di chuyển đến Sheet tiếp theo), Ctrl + Page Down (di chuyển về Sheet sau đó). Mỗi lần thao tác ta chỉ có thể di chuyển tới một Sheet phía trước hoặc phía sau Sheet hiện tại, việc này làm mất nhiều thời gian và gây cảm giác nhàm chán. Để giải quyết vấn đề này các bạn có thể áp dụng phương pháp sau:

Thay vì cuộn qua tất cả các tab, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào góc ngoài cùng bên trái của thanh Sheet Tab, như hiển thị bên dưới.

Một hộp thoại xuất hiện, liệt kê danh sách các Sheet có trong File Workbook. Để di chuyển đến Sheet bạn muốn hãy nhấp đúp chuột vào Sheet đó.

• Các thủ thuật hay trong Excel
• Tổng hợp các phím tắt trong Excel
• Chuyển dữ liệu từ hàng thành cột và ngược lại trong Excel
• VBA Excel Workbook, worksheet
• Công cụ phân tích nhanh (Quick Analysis)